営業事務は、営業・工場・お客様とのパイプ役になるポジションです。事務といっても一日中パソコンに向かい、デスクワークだけを行っているわけではありません。

営業担当者から予定を受けた際は、伝票を起こし内容を正確に工場に伝えます。電話でお客様から注文を頂いた際には、自ら工場に足を運んで在庫状況を確認したり、時にはお客様のご要望にあった機械を選定したり、他社から機械を借りる手配や運搬の手配等も行います。

ご来社されたお客様の応対は、最も身近にお客様と接することの出来る機会でもあります。普段電話でお話ししていたお客様が初めてご来社され、電話口での印象とは違うということもありました。

先日現場のお客様からお電話で「管理番号○番の機械は今ここの現場に出庫している？」と問い合わせを頂きました。パソコンで確認をしながら、お客様とやり取りを進めていくうち、そのお客様の下請けの会社様に出庫しているものだと分かり、ご返却頂く予定を立てることとなりました。現場の方でごちゃごちゃして分からなくなってしまったとの事で、その後改めて「面倒かけてごめんね、調べてくれてありがとう。」というお礼のお電話を頂きました。このやり取りで、営業事務の仕事は現場のお客様の要求にも応えられることを再確認し、とても嬉しく思いました。

事務的な業務で重要なのが請求書の作成です。請求書は締日ごとに毎月６回発行します。その全てを滞りなく進めるため、業務の組み立て方はとても重要になります。私は一日、一週間、一カ月と様々なスパンで予定を組んで、確実に実行するようにしています。しかし、その他にも急な仕事は必ず発生します。そのため優先順位を考えて進めることも重要になります。

予定を受けて伝票を起こし、工場に伝えて準備をしてもらう。そしてしっかり整備された機械がお客様に届きご使用して頂く。それに対して請求書を作成し、ご使用が終わった際にはご返却頂き伝票を起こす。この一連のサイクルの多くに営業事務は関わっています。だからこそ、私がいなくなったら困ると思ってもらえる存在になりたいですし、そうなるために頑張ろうといつも思っています。

これまで産休と育休を3度取得させて頂きました。復帰後は仕事と子育ての両立は大変ですが、職場の理解と協力のおかげで毎日時間が足りないくらい充実したものになっています。